Dzień Bez Maila: czas na rewizję cyfrowych nawyków

Przeciążenie informacyjne – cichy koszt nowoczesności

Według badań Pew Research Center (2021) aż 70% dorosłych odczuwa stres i zmęczenie z powodu nadmiaru informacji, a co drugi badany przyznaje, że czuje dyskomfort, gdy nie ma dostępu do urządzeń cyfrowych.

W środowisku pracy wygląda to jeszcze poważniej, różne analizy (m.in. McKinsey, Statista) pokazują, że pracownicy spędzają nawet 28% swojego czasu na obsłudze poczty elektronicznej. Tymczasem większość wiadomości nie wnosi realnej wartości, są powieleniem wątków, potwierdzeniami lub reakcjami, które mogłyby zostać wyrażone w krótkiej rozmowie.

– Mail, który miał ułatwić komunikację, w wielu organizacjach stał się głównym źródłem przeciążenia. Zamiast ułatwiać pracę, odciąga od niej uwagę i prowadzi do informacyjnego szumu. Dzień Bez Maila to nie apel o rezygnację z technologii, ale o jej świadome używanie, tak, by wspierała relacje, a nie je zastępowała – podkreśla Bożena Roczniak, CEO OstendiHR.

Rozmowa i uśmiech, zamiast emoji

Dzień Bez Maila to nie tylko symboliczny apel, by „zamiast napisać – zadzwonić”, ale także przypomnienie, że komunikacja to nie tylko przekazanie informacji, lecz budowanie relacji. Dopiero w rozmowie możemy dostrzec emocje, niuanse, a przede wszystkim – drugiego człowieka.

Jak zauważa Bożena Roczniak: – Cyfryzacja i automatyzacja procesów HR mają sens wtedy, gdy pozwalają ludziom skupić się na tym, co najważniejsze – na relacji, zrozumieniu i współpracy. Nowoczesne narzędzia, w tym rozwiązania stosowane w OstendiHR, nie zastępują kontaktu międzyludzkiego, lecz wspierają go, eliminując nadmiar formalności i cyfrowego hałasu.

W praktyce oznacza to, że systemy HR Tech mogą wyręczać pracowników w powtarzalnych zadaniach administracyjnych, uwalniając przestrzeń na dialog, mentoring i feedback w czasie rzeczywistym.

Coraz więcej firm wdraża tzw. digital hygiene policies, które określają, kiedy i jak warto komunikować się za pośrednictwem narzędzi cyfrowych, a kiedy lepiej po prostu… porozmawiać.

Mniej kliknięć – więcej relacji

Organizacje, które świadomie ograniczają liczbę wiadomości i stawiają na komunikację synchroniczną (np. krótkie spotkania, szybkie rozmowy, feedback 1:1), obserwują poprawę efektywności i relacji w zespołach.

Nowoczesne narzędzia HR, w tym te stosowane przez OstendiHR, pomagają w budowaniu takiej kultury: automatyzują procesy administracyjne, gromadzą dane o nastrojach i potrzebach pracowników, a tym samym redukują liczbę maili, które wcześniej służyły do zbierania informacji czy raportowania.

Nie chodzi więc o to, by porzucić cyfrowe kanały, ale by korzystać z nich mądrzej i z większą empatią.